Нужно ли применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением онлайн-касс. Формы первичной учетной документации при применении ккт Форма км 3 на возврат денежных средств

Буква закона предполагает возможность каждого покупателя вернуть товар, не соответствующий установленным характеристикам. Для того чтобы отразить эту ситуацию в учете и уведомить инспекцию ФНС о том, что продажа отменена, кассиру следует провести возврат товаров от покупателей. В статье расскажем, как заполняется форма KM-3 (Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам ), в каких случаях используется.

Что представляет собой акт КМ-3 и кто его заполняет

В тех случаях, когда покупателем возвращаются товары, приобретенные за наличные средства, в тот же день, кассир обязан обратиться к акту КМ-3. Этот документ является унифицированным и утвержден постановлением Госкомстата в 1998 г. Помимо проведения возврата товаров покупателем, акт КМ-3 непременно следует заполнить в ситуации, когда при проведении продажи кассиром была попущена ошибка, вследствие которой он был вынужден провести операцию «Возврат».

Инструкция по заполнению акта КМ-3

Данный документ должен быть составлен в одном экземпляре созданной комиссией, состоящей из:

• Руководителя компании или структурного подразделения (например, магазина);
• Начальника отдела (заведующий);
• Старшего кассира смены;
• Кассира.

Заполнение акта представим в виде таблицы:

Если в компании составлен акт КМ-3, необходимо оформить эту ситуацию документально. Основанием для составления акта является кассовый чек продажи. Читайте также статью: → « ». Кассир должен наклеить чек на лист бумаги и прикрепить к акту о возврате.

Важно! На чеке должен поставить свою подпись руководитель, а кассир – штамп о погашении чека.

Однако чек в наличие есть не всегда. Как же следует поступить при отсутствии кассового чека? Согласно требованиям закона вернуть товар продавец должен даже в том случае, если у покупателя отсутствует чек продажи. Соответственно, в этой ситуации пакет документов, которые подлежат передаче в бухглатерскую службу, будет состоять из:

• Акта по форме КМ-3;
• Заявления покупателя на возврат;
• Заявления от покупателя об утере кассового чека;
• Товарного чека, распечатанного из программы, в которой ведется учет.

Все документы, связанные с проведением возврата от покупателя в течение кассовой смены или ошибочно пробитым кассиром кассовым чеком, должны быть скреплены с Z-отчетом и справкой кассира-операциониста, и переданы в бухгалтерию компании в сроки, утвержденные внутренними стандартами.

Ошибки при заполнении бланка формы КМ-3

В связи с тем, что данный акт представляет собой крайне важным для инспекции ФНС документом, позволяющим компании доказать, что не оприходование выручки в компании не происходило, особое внимание следует уделить ошибкам, которые имеют место возникать при оформлении данного документа.

Наиболее часто при заполнении возникают следующие ошибки:

1. В акте отсутствуют подписи ответственных лиц. В связи с тем, что данный документ подтверждает выдачу денежных средств это недопустимо.
2. Поле «номер документа» остается незаполненным. Документ кассир распечатывает из программы учета. При этом дата в большинстве случаев проставляется автоматически, а номер акта необходимо вписать вручную.
3. Подписи за всех членов комиссии ставит один человек. Закон установил, что выдача денежных средств по акту КМ-3 должна быть подтверждена комиссией, состоящей из руководителей структурных подразделений, а также кассира. Вследствие этого, документ должен содержать подписи вышеуказанных лиц.

Ответственность за ошибки в заполнении

В каких программах может быть сформирован акт КМ-3

Можно использовать следующие программы:

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос №1 Нужно ли составлять заполнять КМ-3, по причине проведения возврата покупки после закрытия кассовой смены?

Нет, акт заполняется только при возврате в течение кассовой смены, так как в этом случае денежные средства выдаются из ККМ, а не из операционной кассы.

Вопрос №2 Какой номер чека необходимо отобразить в акте: чека продажи или чека на возврат?

В документе необходимо отразить номер чека, который выдан фискальным регистратором при возврате товара или, если кассир допустил ошибку, номер данного чека.

Вопрос №3 Чем грозит компании отсутствие кассового чека при составлении акта КМ-3?

Законом установлено, что к этому документу необходимо прикладывать кассовый чек (на возврат либо свидетельствующий об ошибке кассира). В тех случаях, когда он отсутствует, необходимо дополнить пакет документов объяснительной от покупателя, если речь идет о товарном возврате, или кассира, если имеет место ошибка сотрудника компании.

Унифицированная форма КМ-3 заполняется продавцом, если покупатель возвращает товар, оплаченный ранее наличными, или если чек пробит ошибочно. Когда и как заполняется этот акт и в каких случаях его можно не оформлять, подскажет наша статья.

Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю

Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.

До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).

Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение» .

Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.

Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.

Заполняем акт формы КМ-3

Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.

Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.

Где скачать чистый бланк и образец его заполнения

Для удобства пользователей для акта КМ-3 скачать чистый бланк можно на нашем сайте:

Если возникают трудности с заполнением, на нашем сайте можно найти для акта КМ-3 образец заполнения, ориентируясь на который оформлять документ станет легче.

Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы

С июля 2017 года большая часть продавцов обязана применять онлайн-кассы.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)» .

Применяя онлайн-кассу, использовать КМ-3 при возврате денег покупателю необязательно. Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9 (см. письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

При возврате товара покупателем продавец, применяющий онлайн-кассу, на основании заявления покупателя должен оформить чек с признаком «возврат прихода» (см. письмо Минфина РФ от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315). Кроме чека с признаком «возврат прихода» необходимо оформить также расходный кассовый ордер на сумму возврата (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 6.2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:

• «Как сделать чек возврата в ККМ онлайн?» ;
• «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?» ;

Как быть, если денег в онлайн-кассе недостаточно, рассмотрено в материале «ЛАЙФХАК] Если в кассе недостаточно денег на возврат, оформляйте «внесение наличных»» .

Итоги

Если продавец еще не перешел на онлайн-кассу и покупатель приобрел товар за наличные, а потом передумал и решил вернуть его, то продавцу нужно заполнить акт КМ-3. В случае применения онлайн-кассы при возврате денег бланк по форме КМ-3 может не оформляться, но оформление чека с признаком «возврат прихода» и РКО обязательно.

Бывают ситуации, когда кассир ошибочно пробил кассовый чек. Данная статья о том, как правильно документально оформить (отменить) ошибочно пробитый кассовый чек . В статье приводятся пример (образец) заполнения первичных документов когда ошибочно пробит кассовый чек: акт КМ-3 и объяснительная записка кассира .

Отметим сразу, что описанную ниже процедуру следует производить до снятия суточного отчета с гашением.

Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация №1. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку до снятия суточного отчета с гашением.

В данном случае оформляем возврат денежных средств из кассы следующим образом:
1. Оформляем акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)»;

2. Прикалываем ошибочно пробитый кассовый чек к заполненному акту КМ-3. В случае если в кассовом аппарате применяется термопечать (термобумага), то снимаем копию кассового чека и также прикладываем ее к акту. (Так как кассовые чеки на термобумаге имеют свойства обесцвечиваться. Это делается для того, чтобы в последующем уменьшить вероятность возникновения споров с контролирующими органами);

3. На ошибочно пробитом кассовом чеке ставим отметку «ПОГАШЕНО»;

4. Кассир пишет объяснительную записку на имя руководителя, в которой излагает причину ошибочно пробитого кассового чека. Причиной может быть: невнимательность при работе с ККМ, сбой работы ККМ и прочее;

5. Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);

6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;

7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:

• В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
• В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
• В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
• Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.

Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.

Документальное оформление ошибочно пробитого кассового чека в данном случае похоже на ситуацию №1.

Отличие заключается в том, что записи в журнал кассира операциониста КМ-4 при этом не вносятся. Аннулирование ошибочно пробитого кассового чека при обнаружении ошибки после снятия гашения оформляется РКО (расходным кассовым ордером) из «главной кассы», так как выручка за предыдущий день уже была оприходована.

рвичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132.

При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин применяются формы первичной учетной документации №№КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

При вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой техники и при проведении в организациях инвентаризации для оформления перевода показаний суммирующих счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули применяется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма №КМ-1) .

Перевод показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрация контрольных счетчиков ККТ осуществляется в присутствии комиссии, в состав которой в обязательном порядке входит представитель контролирующей организации или представитель налогового ведомства. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй экземпляр остается в организации.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации и фиксирует показания следующих счетчиков:

· контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти);

· регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;

· главного суммирующего счетчика;

· секционных суммирующих денежных счетчиков.

При заполнении акта в строке «Номер»/«Производителя» проставляется номер контрольно-кассовой техники, указанный в ее техническом паспорте, в строке «Номер»/«Регистрационный» указывается номер, под которым данная ККМ зарегистрирована в налоговом ведомстве.

Причина составления акта указывается в строке «Основание».

При ремонте контрольно-кассовых машин специалистами центра технического обслуживания и при передаче их для работы в другие организации для оформления снятия показаний счетчиков применяется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма №КМ-2) . Ремонт контрольно-кассовой техники производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти).

Акт составляется и подписывается членами комиссии, в состав которой, как и при составлении Акта формы №КМ-1, входит в обязательном порядке представитель контролирующей организации или налоговый представитель, а также руководитель, старший кассир, кассир организации и специалист центра технического обслуживания ККТ.

На передачу контрольно-кассовой техники в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта составляется накладная. Акт вместе с составленной накладной не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию организации. Отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4) в конце записей за рабочий день.

После ремонта показания счетчиков проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой техники пломбируется.

Нередки случаи, когда покупатель отказывается от покупки и обращается к администрации торговой организации с требованием возвратить ему денежные средства. В этом случае руководитель подписывает пробитый в кассе чек и разрешает кассиру возвратить покупателю денежные средства, при этом денежные средства могут быть возвращены только по чеку, пробитому в данной кассе, и в сумме, указанной в чеке.

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, используется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3) . Акт составляется и подписывается в единственном экземпляре комиссией, в состав которой входят руководитель, заведующий отделом или секцией, старший кассир и кассир-операционист. Акт, в котором перечисляется номер и сумма каждого чека, вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации, где и хранится в документах за данное число.

Следует учесть, что на сумму денежных средств по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Во всех организациях, осуществляющих денежные расчеты с населением с применением контрольно-кассовой техники, учитывается приход и расход наличных денежных средств по каждой контрольно-кассовой технике. Для этой цели применяется Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4) , который помимо этого является также контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, а также руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. В журнале ведется учет выручки, полученной с применением контрольно-кассовой техники.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Если при записи данных в журнал допущены ошибки, то внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний их заносят в журнал за текущий день или смену на начало работы и заверяют подписями кассира и дежурного администратора.

Дата снятия отчета указывается в графе 1, показания денежных счетчиков на начало и конец смены записываются в графы 6 и 9, общая сумма выручки указывается в графе 10, сумма выручки, сданная наличными, записывается в графу 11 журнала, сумма выручки по кредитным карточкам указывается в графе 12 «Оплачено по документам».

Для записи сумм, выписанных по возвращенным покупателями чекам, на основании данных Акта по форме №КМ-3, а также количества напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков, предусмотрена графа 4 журнала. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет, вместе с которым по приходному кассовому ордеру сдает выручку старшему кассиру.

Запись в журнале кассира-операциониста делается после снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки, произведенная запись подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

В случае расхождения результатов сумм на контрольной ленте с выручкой следует выяснить причину расхождения, а выявленные недостачи или излишки занести в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Во многих организациях, работающих без кассира-операциониста (установка ККТ на прилавках магазинов, для работы официантов) для учета операций по приходу наличный денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой технике применяется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5) . Как и предыдущий журнал, он также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков и должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Записи в Журнале ведутся специалистом, работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке после окончания рабочего дня (смены) чернилами или шариковой ручкой. В журнал заносятся показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков и сумма выручки. Прием – сдача денежных средств оформляется подписями представителя администрации организации, контролера-кассира, продавца, официанта и другими. В случае расхождений суммы фактической выручки с результатом сумм на контрольной ленте выявляются причины расхождения, выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В случае внесения в журнал исправлений, внесенные исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно кассир-операционист в одном экземпляре составляет отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовой технике и выручке за рабочий день (смену). Для составления отчета используется Справка-отчет кассира-операциониста (форма №КМ-6) . Подписанный отчет вместе с выручкой по приходному ордеру сдается кассиром-операционистом старшему кассиру или руководителю организации. Если организация небольшая и в ней работает одна – две кассы, то допускается сдача денежных средств кассиром-операционистом непосредственно инкассатору банка. Сдача денежных средств в банк отражается в отчете.

Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниями суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены), при этом вычитаются денежные суммы, возвращенные покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Выручка подтверждается подписями заведующих отделами, при этом выручка принимается и приходуется по кассе на основании приходного кассового ордера и в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.

Справка-отчет кассира-операциониста является основанием для составления сводного отчета Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма №КМ-7) . Данный отчет составляется старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами и до начала работы следующей смены передается в бухгалтерию организации. Данная форма представляет собой таблицу, в которой согласно показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой технике рассчитывается выручка, распределяется по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). Итоги показаний счетчиков всей контрольно-кассовой техники и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам, а также итоговая сумма денежных средств, выданных покупателям по возвращенным ими кассовым чекам, подводятся в конце таблицы. Форма подписывается руководителем и старшим кассиром организации.

В случае поломки контрольно-кассовой машины, при невозможности устранения неисправностей силами кассира, администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин. Также специалистами центра технического обслуживания проводятся плановые технические осмотры, во время которых проводится проверка состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, а также устраняются мелкие неисправности.

В организациях для отражения этих фактов применяется Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8) . Находится журнал у руководителя организации или его заместителя, но ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, в частности, об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости проведения ремонта контрольно-кассовой машины в центре технического обслуживания, об этом сообщается руководству организации и также делается соответствующая запись в журнале, которая подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККТ.